Blogi

Tilitoimiston vaihtaminen on helppoa

28.3.2020

Tilitoimiston vaihtaminen saattaa tuntua hankalalta asialta, josta syystä moni yritys tyytyy tilitoimistopalveluun, johon ei ole tyytyväinen. Käytännössä vaihto sujuu helposti ja vaivattomasti. Vaihto voidaan toteuttaa ”avaimet käteen” -palveluna, jolloin asiakkaan tehtäväksi jää osallistuminen tapaamiseen, valtuuttaminen ja lyhyt perehtyminen.

Nyt viimeistään paperista sähköiseen
Vaihto paperipalvelusta sähköiseen tilitoimistopalveluun alkaa olla nyt viimeistään ajankohtaista. Muuttuvassa maailmassa on tärkeää olla mahdollisuus tehdä työtä ajasta ja paikasta riippumatta, milloin ja missä tahansa. Yrittäjät ovat kiireisiä ja sähköinen palvelu mahdollistaa rutiinien hoitamisen missä tahansa myös mobiilisti. Ajan ja paikan valinnaisuus helpottaa yrittäjän arkea ja nopeuttaa yrityksen taloushallinnon prosesseja. Samalla yrityksen taloustieto saadaan reaaliaikaiseksi, jolloin johtaminen ja päätökset tehdään oikean tiedon perusteella.

Tilitoimiston vaihtamisen stepit
Kun asiakas on valinnut uuden tilitoimiston, tehdään kirjallinen sopimus tilitoimistopalvelusta ja irtisanotaan vanha sopimus. Sopimuksen teon yhteydessä asiakas allekirjoittaa uuden tilitoimiston valmiiksi laatimat valtuutukset, joiden avulla uusi tilitoimisto voi asioida suoraan nykyisen tilitoimiston kanssa. Samalla hoidetaan valtuutus pankkiyhteyksien avaamiseksi uuteen järjestelmään. Uusi tilitoimisto hankkii tarpeelliset tiedot ja siirtää ne uuteen järjestelmään. Kun asiakasrekisteri, toimittaja- ja palkkatiedot ovat siirrettyinä, on uusi järjestelmä valmiina asiakkaan käyttöön. Asiakas opastetaan ohjelman käyttöön ja tuetaan ohjelman käytössä. Asiakas on siirtynyt helppoon sähköiseen palveluun.

ASIAKKAAN OSUUS:  TAPAAMINEN ⇒ SOPIMUS ⇒ VALTUUTUS ⇒ TUTUSTUMINEN ⇒ VALMIS PALVELU

Siirtyminen toisesta järjestelmästä Netvisoriin
Vaihtaminen on kustannustehokkainta siten, että noin kuukausi ennen siirtymähetkeä yrityksellä olisi sopimus uuteen tilitoimistoon. Uusi tilitoimisto laittaa järjestelmän valmiiksi ennen kuin asiakkaan sähköinen Netvisor-palvelu alkaa. Käytännössä tämä sisältää muun muassa asiakas- ja toimittajarekisterien perustamisen, pankkiyhteyksien avaamisen ja palkkatietojen siirtämisen, jotta ohjelma on siirtymähetkellä valmiina asiakkaan käyttöön. Kaksi viikkoa riittää valmistautumiseen, mutta mikäli aikaa on kuukausi, niin käyttöönotto voidaan tehdä ilman kiirettä. Kun vanha tilitoimisto saa kirjanpidon valmiiksi siirtymähetkeen, viedään kirjanpidon päättävät luvut takautuvasti alkusaldoiksi järjestelmään. Vanha aineisto säilytetään sellaisenaan arkistoissa ja siirtymähetkestä alkaen arkisto on sähköisenä Netvisorissa kaikilta osin.

Netvisor-tilitoimistosta siirtyminen uuteen Netvisor-tilitoimistoon
Siirtyminen Netvisor-tilitoimistosta toiseen Netvisor-tilitoimistoon on asiakkaalle helppoa ja vaivatonta. Asiakas saa mukaansa kaiken aineiston, ainoastaan ohjelman käyttäjät vaihtuvat. Vaihdon voi käytännössä tehdä koska tahansa, kun kapula vaihtuu lennossa. Tilanne haastaa tilitoimistoja parempaan palveluun, koska mikäli järjestelmää ei vaihdeta, niin tilitoimiston vaihtaminen on asiakkaalle erittäin helppoa. Mikäli kysymyksessä ei ole tilinpäätöshetki, niin tase-erittelyjen laatiminen siirtymähetkeen helpottaa uuden kirjanpitäjän perehtymistä asiakkaan taloushallinnon tilanteeseen. Tärkeintä on sopia selkeästi siirtymähetken tehtäväjako, jotta vältytään päällekkäisyyksiltä ja toisaalta huolehditaan, että kaikki tulee tehdyksi ajallaan.

Aldia on erikoistunut Netvisor-palveluun vuodesta 2007 ja suorittanut satoja erilaisia käyttöönottoja ja asiakkaiden siirtoja Netvisor-palveluun. Kysy tarjousta palveluistamme! Palvelumme toimii ja jatkuu keskeytyksettä poikkeustilanteesta huolimatta.

Tiina Raatikainen, Aldia Oy, toimitusjohtaja